Raktárkészlet egy táblázatban: egyszerű készletnyilvántartás kis cégnek

Sok kis cégnél a raktárkészletet egy ember tudja fejből. Ő tudja, hogy a hátsó polcon még van két doboz a kisebb méretből, és hogy a nagyobbikat jövő héten rendelni kell. Amíg ez az ember bent van, a rendszer működik. Amikor szabadságra megy, a többiek kénytelenek minden kérdésnél a polcok között keresgélni.

A megoldás nem feltétlenül egy drága készletkezelő program. Egy kis cég, ahol néhány tucat vagy néhány száz cikkszám van, egy jól felépített táblázattal is rendben tarthatja a készletét, ha betart néhány egyszerű szabályt.

Mikor elég a táblázat?

Akkor, ha a cikkszámok száma áttekinthető, a mozgások száma naponta legfeljebb néhány tucat, és a készletet egy vagy két ember kezeli. Ha több raktár van, ha sokan nyúlnak a készlethez egyszerre, vagy ha a készletnek automatikusan kell kapcsolódnia a számlázáshoz, akkor már érdemes programban gondolkodni. Addig a táblázat gyorsabb, olcsóbb, és mindenki érti.

A táblázat felépítése

A legfontosabb döntés, hogy ne a készletet írjuk, hanem a mozgásokat. Ha valaki minden kiadáskor átírja a darabszámot, egy idő után senki nem tudja, mikor és miért változott. Ha viszont minden be- és kivételezés egy új sor, a készlet mindig visszakövethető.

• Cikktörzs lap: cikkszám, megnevezés, méret, szín, mértékegység, minimális készlet, beszállító.
• Mozgások lap: dátum, cikkszám, mennyiség (bevételnél pozitív, kiadásnál negatív), ki rögzítette, megjegyzés (például megrendelő vagy szállítólevél száma).
• Készlet lap: cikkszámonként összesíti a mozgásokat. Ez az aktuális készlet, amit kézzel soha nem írunk át.

A készlet lapon egy oszlop jelezze, ha a készlet a minimális szint alá esett. Ezt reggelente egy pillantással át lehet nézni, és már látszik, mit kell rendelni.

Három szokás, ami nélkül nem működik

Azonnal rögzíteni. A mozgást akkor kell beírni, amikor megtörténik, nem a nap végén emlékezetből. A legjobb, ha a gép a raktár közelében van, és a kiadás része, hogy valaki beírja.

Egy gazda. Lehet, hogy többen adnak ki árut, de egy embernek a felelőssége, hogy a táblázat rendben legyen. Ő nézi át hetente a furcsa sorokat, és ő kérdez rá, ha valami nem stimmel.

Rendszeres leltár. Nem kell egyszerre mindent megszámolni. Elég, ha hetente néhány cikkszámot végigszámolunk, és összevetjük a táblázattal. Így egy negyedév alatt minden cikk sorra kerül, és az eltérések kicsik maradnak, mert hamar kiderülnek.

Amit a táblázat még megmutat

Ha a mozgások egy évig rendesen gyűlnek, a táblázat többet tud, mint a készletet. Kiderül belőle, mely cikkek fogynak gyorsan, és melyek állnak hónapok óta. Az utóbbiak pénzt kötnek le és helyet foglalnak. Érdemes őket rendszeresen átnézni: mit lehet akcióban eladni, mit nem kell többé rendelni, és mit érdemes inkább csak megrendelésre beszerezni.